Od 1 października zaczynają obowiązywać przepisy, zgodnie z którymi przedsiębiorcy będą składać w formie elektronicznej pliki JPK_VAT wraz z deklaracją VAT.

Dla firm, w tym biur rachunkowych, oznacza to sporo zmian. W tym przypadku właściwa obsługa informatyczna firm jest równie istotna jak umiejętności merytoryczne pracowników odpowiedzialnych za rozliczenia z urzędem skarbowym.

Czym charakteryzuje się nowy plik JPK?

Po 1 października 2020 r. przedsiębiorcy, którzy są czynnymi podatnikami VAT, muszą pamiętać o nowych obowiązkach względem fiskusa. Mowa tu o konieczności tworzenia i wysyłania fiskusowi specjalnego pliku – Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK). Mimo że plik JPK nie jest nowością, to właściciele firm i pracownicy biur rachunkowych mają wiele wątpliwości odnośnie struktury i zawartości nowego JPK. Powodem jest to, że po wskazanej dacie elektronicznie przesyłany dokument będzie składał się z dwóch części:

• deklaracji VAT – część deklaracyjna będzie przypominać dotychczas wysyłane przez przedsiębiorców pliki JPK,
• ewidencji VAT – cześć ewidencyjna to nowość, która ma zastąpić składane dotychczas w wersji papierowej deklaracje VAT.

Zmiany, które wchodzą w życie od 1 października 2020 r., dla podmiotów zobowiązanych do wysyłania JPK oznaczają nie tylko konieczność wnikliwego zapoznania się z nowym plikiem. Równie istotna jest aktualizacja stosowanego oprogramowania.

W drugim przypadku pomocna może być usługa, którą jest obsługa informatyczna firm. Specjalistyczną pomoc wszystkim podmiotom zobowiązanym do generowania i przesyłania pliku JPK oferuje firma IT-Leader – autoryzowany partner oprogramowania Insert GT i Comarch Optima oraz innych wiodących dostawców oprogramowania księgowego.

Nowy plik JPK – najważniejsze zmiany

Dodanie do dotychczas wysyłanego pliku JPK części deklaracyjnej nie jest jedyną zmianą – modyfikacji ulegnie też jego struktura. Zgodnie z zapowiedziami przedsiębiorcy będą musieli szczegółowo oznaczać niektóre transakcje. Nowe wymagania dotyczą tych grup towarów i usług, w przypadku sprzedaży których prawdopodobieństwo wystąpienia oszustwa podatkowego jest najwyższe. Ministerstwo Finansów wyodrębniło 13 grup takich produktów i usług, a do każdej przypisane zostało oznaczenie, np. GTU_01, GTU_02 i GTU_03.

Kolejną zmianą jest konieczność oznaczania niektórych transakcji – chodzi o transakcje w przypadku których nie jest stosowana standardowa procedura rozliczania podatku VAT. Przykładowo osoba sporządzająca plik JPK będzie musiała umieścić kod:

• TT_WNT – w przypadku wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dokonywanego przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej, o której mowa w dziale XII rozdział 8 ustawy o VAT,
• SW – gdy miała miejsce dostawa w ramach sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju (art. 23 ustawy o VAT),
• IMP – gdy doszło do transakcji zakupowej w postaci importu towarów, w tym importu towarów, który jest rozliczany na podstawie art. 33a ustawy o VAT.

Przedsiębiorcy będą mieć też obowiązek wskazywania niektórych dowodów przeprowadzonych transakcji kupna-sprzedaży.

Niezbędne oprogramowanie i dobre usługi informatyczne

W ostatnich latach ustawodawca wprowadził wiele nowych rozwiązań, które mają w zamyśle uszczelnić polski system podatkowy, czyli wyeliminować wyłudzenia VAT i oszustwa podatkowe. Nowy plik JPK jest kolejnym krokiem w tym kierunku, a przy okazji uświadamia on przedsiębiorcom jak ważne jest dobre oprogramowanie do wystawiania faktur, księgowania oraz przygotowywania i wysyłania pliku JPK. Z uwagi na liczne zmiany w prawie podatkowym systematycznie aktualizowane oprogramowanie to podstawa. Aktualizacji nie trzeba jednak przeprowadzać samodzielnie.

IT-Leader to firma oferująca kompleksowe usługi informatyczne. Dostępna w jej ofercie usługa, jaką jest obsługa informatyczna firm, obejmuje m.in.:

• konsulting w zakresie instalacji oprogramowania,
• pomoc w przeprowadzeniu wszystkich niezbędnych aktualizacji,
• bieżący monitoring stosowanego oprogramowania.

Obsługa informatyczna firm to także niezbędny i często lekceważony przez firmy backup danych oraz ich szyfrowanie. W połączeniu z doborem odpowiednich zabezpieczeń działania te pozwalają z jednej strony spełnić wymagania stawiane przez ustawodawcę, z drugiej zaś uchronić dane przed ich ewentualną utratą czy przechwyceniem przez osoby trzecie.

Jakie kary są przewidziane za nieprzestrzeganie nowych przepisów?

Kontrowersje wokół nowego JPK dotyczą nie tylko dodatkowych obowiązków, które zostały nałożone na przedsiębiorców, ale również grożących im kar pieniężnych. Sporządzanie i przesyłanie pliku JPK według nowych wytycznych jest obowiązkowe i ma być egzekwowane przez organy administracji skarbowej za pomocą kar. Jaka kara grozi przedsiębiorcy, który prześle nieprawidłowo przygotowany plik?

Zgodnie z pierwotnymi zapowiedziami kary będą surowe – 500 zł za każdy zidentyfikowany przez urzędników błąd. Kara nie będzie jednak nakładana od razu – podatnicy otrzymają szansę skorygowania omyłek w ciągu 14 dni, licząc od dnia samodzielnego wykrycia błędu lub wskazania go przez urzędników. Jeżeli przedsiębiorca nie prześle w tym terminie korekty, urzędnicy nałożą na niego karę we wskazanej wysokości.

To właśnie wysokie kary mają zmotywować podatników do zapoznania się z nowymi regulacjami i ich prawidłowego stosowania. Warto przy tym dodać, że początkowo kary miały być stosowane obligatoryjnie. Ostatecznie jednak będą one nakładane na podatników przez organy podatkowe fakultatywnie. Oznacza to, że urzędnicy będą mogli uwzględnić np. niewielką skalę nieprawidłowości i odstąpić od wymierzenia kary.

Obsługa informatyczna firm pomoże uchronić się przed karami

Współczesne narzędzia informatyczne dla firm są projektowane tak, aby automatyzować pracę, a także uniemożliwić podatnikowi wysłanie dokumentów, które są tylko częściowo wypełnione. W efekcie minimalizują one ryzyko przekazania fiskusowi plików z błędami. Inaczej mówiąc, dobre oprogramowanie może pomóc przedsiębiorcy w uniknięciu wysokich kar za pomyłki.

Jak wdrożyć dobre narzędzia informatyczne, które pomogą w przygotowaniu i wysyłce JPK? Okazuje się, że nieoceniona w tym zakresie może być pomoc zewnętrznej firmy oferującej usługi informatyczne. IT-Leader proponuje właścicielom firm doradztwo w zakresie IT, w tym pomoc w wyborze optymalnych rozwiązań w zakresie technologii informatycznych. Obsługa informatyczna firm oferowana przez IT-Leader pozwala zarówno chronić dane przed ich utratą, jak i uniknąć wysokich kar. jest to możliwe m.in. dzięki doborowi odpowiedniego oprogramowania i jego systematycznej aktualizacji.

Więcej informacji o usługach informatycznych oferowanych przez IT-Leader oraz cenne porady można znaleźć na stronie: https://it-leader.pl/.