Obecnie prowadzenie biznesu bez choćby podstawowych rozwiązań informatycznych jest bardzo trudne, a w niektórych branżach – wręcz niemożliwe. Nie każdy przedsiębiorca musi jednak posiadać wiedzę pozwalającą na obsługę infrastruktury informatycznej. Co w takiej sytuacji jest lepszym wyjściem – zatrudnienie informatyka na etacie czy outsourcing IT?

Na czym polega outsourcing IT?

Outsourcing to pochodzący z języka angielskiego skrót od wyrażenia outside – resource – using. Terminem tym określa się strategię biznesową, polegającą na zatrudnieniu firmy zewnętrznej do obsługi konkretnych procesów. Outsourcing IT oznacza zatem powierzenie obsługi informatycznej firmy wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu. Obsługa informatyczna, jaką proponuje na przykład IT Leader, może być pełna lub obejmować wyłącznie wybrane procesy.

Outsourcing IT – zakres świadczonych usług

Outsourcing IT może mieć różny zakres. Firmy oferujące outsourcing IT zwykle proponują elastyczne formy współpracy, co umożliwia dopasowanie usługi do zapotrzebowania danego przedsiębiorstwa czy branży, w której funkcjonuje. Zadania, jakie mają być realizowane przez firmę zewnętrzną, powinny zostać określone na początkowym etapie współpracy. Dobrym rozwiązaniem są na przykład konsultacje, w ramach których identyfikuje się potrzeby organizacji oraz ewentualne problemy, z jakimi na co dzień się zmaga.

Usługi najczęściej oferowane w ramach outsourcingu IT to:

• administrowanie siecią i serwerami,
• tworzenie infrastruktury komputerowej,
• zapewnienie sprawnego i efektywnego działania infrastruktury,
• przeglądy systemów komputerowych i aktualizacja oprogramowania,
• usuwanie awarii oraz naprawa sprzętu,
• archiwizacja danych, zapobieganie ich utracie, a w razie potrzeby – odzyskiwanie,
• doradztwo informatyczne.

Jak jednak zostało wspomniane, zakres usługi outsourcingu IT jest ustalany indywidualnie i dostosowywany do potrzeb przedsiębiorstwa oraz jego oczekiwań względem wskaźników jakościowych i standardów obsługi.

Komu dedykowana jest usługa outsourcingu IT?

Usługi outsourcingu IT są świadczone w trzech podstawowych modelach, co sprawia, że jest to polecane rozwiązanie zarówno dla firm prywatnych, jak i podmiotów z sektora publicznego, niezależnie od ich wielkości. Pełny outsourcing IT sprowadza się do stworzenia zewnętrznego działu IT, w skład którego wchodzą specjaliści z różnych dziedzin. Ten model współpracy jest rekomendowany zwłaszcza firmom, które dążą do maksymalnej redukcji kosztów oraz chcą uzyskać stały dostęp do profesjonalnej obsługi informatycznej. Pełny outsourcing IT stanowi świetną alternatywę dla zatrudnienia informatyka na etacie.

Drugą formą współpracy jest częściowy outsourcing IT, który sprawdza się przede wszystkim w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw. W tym modelu zewnętrzny zespół IT zapewnia realizację wcześniej określonych zadań oraz obsługę wybranych obszarów infrastruktury informatycznej. Z tego powodu jest dobrą propozycją także dla firm, które posiadają prawa autorskie lub specjalistyczne rozwiązania teleinformatyczne, które nie zawsze mogą być powierzone zewnętrznej organizacji.

Trzeci model to dedykowany outsourcing IT. To wariant warty rozważenia zwłaszcza przez przedsiębiorców, którzy dysponują ograniczonym budżetem, a zarazem prowadzenie ich biznesu nie jest w pełni uzależnione od funkcjonowania infrastruktury informatycznej. Dedykowane usługi outsourcingowe pozwalają na wdrożenie odpowiednio zoptymalizowanych rozwiązań, a jednocześnie nie obciążają firmowego budżetu.

Informatyk na etacie czy outsourcing IT?

Wyboru między zatrudnieniem informatyka na etacie a outsourcingiem IT należy dokonać, biorąc pod uwagę kilka kluczowych aspektów:

• ponoszone koszty,
• ciągłość świadczenia usług,
• jakość obsługi,
• bezpieczeństwo danych i wiedzy.

Decydując się na zatrudnienie informatyka, przedsiębiorca ponosi nie tylko koszty jego wynagrodzenia, ale również przygotowania stanowiska i zakupu sprzętu do pracy. W przypadku outsourcingu IT firma płaci z góry określoną kwotę za usługę, co pozwala na lepsze planowanie budżetu. Outsourcing IT często zatem okazuje się tańszy niż własny pracownik – przedsiębiorca nie musi wydawać pieniędzy na podatki, składki czy inne świadczenia wynikające z umowy, organizować miejsca pracy czy inwestować w szkolenia i podnoszenie kwalifikacji podwładnego.

Zatrudniając pełnoetatowego informatyka, należy mieć też na uwadze, że nie zawsze jest on dostępny. Trzeba pamiętać, że pracownik wykonuje swoje obowiązki w określonych godzinach, może pójść na zwolnienie oraz ma prawo do urlopu w ciągu roku. Z kolei outsourcing IT zapewnia ciągłość świadczenia usługi oraz wsparcie praktycznie w każdej sytuacji – szczególnie kryzysowej, która może mieć miejsce w weekend lub po godzinach standardowej pracy.

Kolejnym aspektem, jaki należy rozważyć, dokonując wyboru między zatrudnieniem informatyka a outsourcingiem IT, jest jakość obsługi. Jeśli pracodawca nie ma dostatecznej wiedzy informatycznej, zatrudnienie odpowiedniej osoby na to stanowisko będzie dla niego bardzo trudne. Jeżeli wybór okaże się nietrafiony, a pracownik nie będzie właściwie wykonywał powierzonych zadań, przedsiębiorca musi znów poświęcić czas na rekrutację i wdrożenie nowej osoby. W przypadku outsourcingu IT jakość obsługi jest nadzorowana przez firmę zewnętrzną – kontroluje ona, czy usługi są świadczone na należytym poziomie.

Istotną kwestią jest także fakt, że zatrudniając informatyka na etat, powierzamy mu całą wiedzę o infrastrukturze. Gdy pracownik odchodzi z firmy, wszystkie posiadane informacje niejako zabiera ze sobą. Firma zewnętrzna natomiast gromadzi wszelkie niezbędne dane dotyczące specyfikacji technicznej czy raporty z wykonywanych zadań. Dzięki temu, nawet jeśli osoba przydzielona do obsługi danej firmy odejdzie z pracy, zachoruje lub pójdzie na urlop, zastępujący go specjalista ma pełną wiedzę na temat klienta.

Co można zyskać, wybierając outsourcing IT?

Outsourcing IT niesie ze sobą szereg korzyści dla przedsiębiorcy, wśród których wymienia się przede wszystkim:

• profesjonalną obsługę informatyczną,
• elastyczne formy współpracy,
• wysoką jakość realizowanej usługi IT,
• zwiększenie bezpieczeństwa danych,
• dostęp do grona wykwalifikowanych specjalistów,
• szybkie wdrażanie rozwiązań informatycznych,
• dostęp do najnowszych rozwiązań technologicznych,
• redukcję kosztów, który trzeba by było ponieść w związku z prowadzeniem wewnętrznego działu IT,
• optymalizację pracy dzięki wdrażaniu nowych rozwiązań,
• zwiększenie wydajności firmy oraz możliwość skupienia się na jej rozwoju.

Outsourcing IT nie bez powodu określany jest jako usługa przyszłości. Zarówno pełna, jak i częściowa obsługa informatyczna może stanowić rozwiązanie problemów kadrowych, pozwalając jednocześnie na optymalizację kosztów. Outsourcing IT ma szereg niekwestionowanych zalet, na których wiele firm może wyłącznie zyskać.